5 Tips a tomar en cuenta para tu evento de fin de año
Estamos en el último trimestre del año, la planeación 2026 está asomándose a la mesa pero antes, debemos de cerrar 2025, y eso sucede casi siempre con un evento de fin de año en tu empresa.
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¿Para qué realizar un evento de fin de año?
Más allá del festejo, es una manera de hacer cierre, de reconocer todo el esfuerzo que todos los colaboradores han hecho durante todo el año. Es crear un espacio donde el compañerismo, convivencia y armonía suceden, estrechando las relaciones y reforzando el compromiso para el siguiente año.
Si este año te toca organizar el evento de la empresa, aquí te damos 5 tips para hacerlo más fácil.
Quiénes, cuándo, qué. Parece obvio pero a veces lo obviamos. Antes de comenzar a buscar propuestas o temáticas de fin de año, debemos de saber cuántas personas asistirán, la fecha de la celebración y la zona. Te recomendamos tener al menos 2 o 3 fechas posibles para buscar disponibilidad. Generalmente, cuando se realiza el evento en día hábil después de las actividades de oficina, se recomienda un lugar cerca o de fácil llegada a partir de la empresa. De esta manera, aseguras el aforo del evento. sin embargo, si lo decides hacer un sábado, realiza confirmaciones antes de la fecha.
Primero es el presupuesto. Ya tenemos cuántas personas van a asistir, la zona y la fecha. Así que hagamos cuentas. Al tener un rango de presupuesto, podemos partir de ahí. Un evento, más que un lujo, se trata de los pequeños grandes detalles y el equilibro, eso lo dice todo. ¿A qué nos referimos con el equilibrio? Puedes rentar la terraza más in pero si el presupuesto se fue en su mayoría en esa terraza pero no es los alimentos, hay un problema. Ten en cuenta lo principal: alimentos, bebidas, espacio suficiente para bailar o circular, música/ambientación. Ya depende del presupuesto, es la manera en que cada punto pueda crecer. Si los cubres, estarás del otro lado.
Paquetes especiales. Muchos recintos cuentan con paquetes que pueden hacerte ahorrar, por ejemplo: un menú especial, se incluyen bebidas, etc. O quizá salones cuyo servicio de música está incluido y tienen alianzas con banquetes. Busca proveedores, recintos que cubran las necesidades del evento de manera primordial para poder jugar con el presupuesto que te asignaron. No tengas miedo de negociar, muchos proveedores tienen un rango de contingencia (mínimos y máximos) que puedes usar a tu favor.
Souvenirs. Esto también depende de tu presupuesto, puede ser desde un kit especial de papelería corporativa, viajes, boletos especiales, etc hasta souvenirs corporativos que agradezcan su esfuerzo. Si tu empresa cada año tiene una estrategia fija, por ejemplo: crecimiento, puedes alinear los souvenirs con ese lema. Busca proveedores que además de hacer el logo, te den facilidades de personalización. Eso siempre es un buen detalle. Quizá un kit de libretas edición especial pero con el nombre de cada uno. Más allá de la libreta, es una manera de decir: te vemos, y te agradecemos.
Premiación. Esto ya depende de cada empresa, pero siempre es bueno reconocer a aquellos que dieron el extra. Parece escena de The Office pero no te saltes esta oportunidad. Ya sea al equipo de ventas, quien apoyó a los compañeros de otros proyectos, etc. Más allá de los números, que sean reconocidos aquellos cuyos esfuerzos estén alineados con los valores de la empresa. Nunca subestimes el valor que le das a tus colaboradores.
Bonus: Presencia digital al alcance de tus manos. En esta época digital, tu contenido tanto para redes como página web es más fácil de obtener. Invita a tus colaboradores a subir historias, fotos con un hashtag único que refleje su evento y empresa con el año festejado. De esta manera, podemos identificarlo más fácil e incluirlo a las redes corporativas (sin olvidar los filtros de las fotos). Tomen fotos durante todo el evento, desde la comida hasta la premiación. Todo suma.
Recuerda, más que un evento de fin de año, es la manera de celebrar a tu equipo, a tus colaboradores que juntos han reunido esfuerzos para avanzar a un objetivo en común. Independientemente de la dinámica del día a día, siempre es una oportunidad para limar asperezas y recordar porqué son el mejor equipo.
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